Hoe organiseer je succesvolle samenwerking terwijl de belangen uiteenlopen? Met welke processen kunnen de meest optimale resultaten worden bereikt voor alle betrokkenen?
Dit zijn vragen waar ik mij al jarenlang met veel interesse mee bezig houd. Van projectgroepjes tot complexe politieke processen, het draait er altijd om dat mensen elkaar weten te vinden en een gemeenschappelijke visie ontwikkelen. Er moet een alom gedeelde mening ontstaan bij de betrokkenen over het doel en de weg er naartoe: consensus en draagvlak.
Mijn zeven stappen voor succesvol stakeholdermanagement heb ik ontwikkeld op basis van onderzoek en verder ingevuld met praktische ervaring uit internationale normalisatie, projectmanagement en procesmanagement.
Stakeholders zijn personen en organisaties en ook meer abstracte zaken als ‘het milieu’ die invloed hebben en/of beïnvloed worden door het project.
Bij multistakeholder projecten zijn meerdere stakeholders betrokken en voor een goed resultaat moeten de belangen van alle stakeholders zo goed mogelijk worden meegenomen. Het project kan gericht zijn op doelen binnen een organisatie, of op samenwerking tussen organisaties.
De complexiteit van deze projecten wordt bepaald door het aantal stakeholdergroepen en de diversiteit en tegenstrijdigheid van hun belangen en meningen ten opzichte van het te behalen resultaat. Waar meerdere groepen betrokken zijn, lopen de belangen en meningen vrijwel altijd uiteen door de verschillende achtergronden, perspectieven en kennisniveaus.
Mijn aanpak kent zeven stappen die worden doorlopen in de drie fasen van het project.
Waar veel stakeholdermanagement benaderingen ervan uitgaan dat de stakeholders al bekend zijn, begint mijn aanpak met een gestructureerde methode voor het in kaart brengen van alle stakeholders.
Het goed in beeld hebben van de juiste stakeholders is cruciaal voor succesvol stakeholder management.
Stap 1 Identificeren van relevante stakeholders is de eerste stap voor stakeholder mapping. Door hiervoor een gestructureerde aanpak te gebruiken, worden veel stakeholdergroepen duidelijk die in eerste instantie over het hoofd werden gezien.
Stap 2 Classificeren van stakeholders door ze aan de hand van bepaalde eigenschappen en hun positie ten opzichte van het project in categorieën te verdelen. Dit vormt een belangrijke basis voor de volgende stap:
Stap 3 Activeren van stakeholders door ze te benaderen, hun standpunten en relaties in kaart te brengen en te betrekken bij het project.
Stap 4 Project ontwerpen houdt in dat wordt vastgesteld wat het doel van het project is, de scope en de beoogde uitkomst (output) van het project is.
Ook wordt de projectmanagementbenadering bepaald, waarbij de aanpak kan variëren van een projectbenadering tot een procesbenadering. De projectbenadering is van toepassing als de problemen en oplossingen redelijk stabiel zijn en het project lineair en gestructureerd kan verlopen. De procesbenadering is gericht op ongestructureerde problemen, waarbij zowel de problemen als de mogelijke oplossingen niet alom geaccepteerd zijn en in de loop van de tijd kunnen veranderen door nieuwe informatie en nieuwe opvattingen. Dit zijn de twee uitersten van de schaal, waarop het project kan worden gepositioneerd voor het bepalen van de meest passende projectmanagementbenadering. De manier waarop de projectbesturing, de governance, wordt vastgesteld is afhankelijk van het doel, de scope en de projectmanagementbenadering.
Stap 5 Bereiken consensus is gericht op het behalen van een succesvol eindresultaat in samenwerking met alle betrokken partijen. Dit begint met het verkrijgen van commitment aan het proces bij alle stakeholders en het afspreken van de spelregels van het project. Voor het op één lijn krijgen van de stakeholders zijn verschillende tools en technieken beschikbaar. Deze zijn gericht op het verkrijgen en behouden van commitment van de stakeholders en het creëren van een gemeenschappelijke visie oftewel consensus.
Stap 6 Vastleggen consensus houdt in dat de betrokkenen zich committeren aan het eindresultaat. Dit eindresultaat en het commitment van de betrokkenen wordt expliciet vastgelegd in een vorm die past bij het project. Deze projectafronding is van belang om door te kunnen bouwen op de projectresultaten en om de volgende fase van het onderhouden van het resultaat in te kunnen gaan.
Stap 7 Management of change houdt in dat controlecycli worden ingezet om te monitoren dat het projectresultaat wordt gehandhaafd. Hierbij is het van belang dat wordt bepaald hoe en door wie dit gemonitord wordt. Vroeger of later ontstaat er behoefte om zaken te wijzigen. Om te voorkomen dat deze wijzigingen tot een erosie van het projectresultaat leiden, moeten hierover duidelijke afspraken worden gemaakt.
Uiteindelijk kan herziening van het projectresultaat nodig zijn indien de fit tussen de oplossing die het biedt en het probleem er niet meer is. In dat geval wordt een nieuw project gestart. De uitgangssituatie is anders, dus alle stappen moeten opnieuw worden doorlopen.
Reacties of meer weten? Mail naar harmen@willemse.nu